Cómo subir archivos adjuntos a Gmail y archivarlos en un alojamiento de archivos

Uno de los problemas con los archivos adjuntos de correo electrónico y el uso de un cliente de correo electrónico basado en navegador es la cantidad de tiempo que se tarda en cargar todos los archivos adjuntos. Si utiliza una conexión lenta a Internet, sabe lo frustrante que puede resultar cargar varios archivos adjuntos en un nuevo mensaje de correo electrónico. A veces, las conexiones pueden fallar en el medio y usted tiene que comenzar el proceso de nuevo.

La carga simultánea de varios archivos también puede congelar el navegador. Por ejemplo: si estás usando Firefox y tratas de subir algunos documentos PDF de gran tamaño, es posible que Firefox deje de responder. En tales situaciones se hace difícil guardar el borrador que mata su precioso tiempo

Otro problema con los archivos adjuntos es cuándo quiere encontrarlos más tarde. Si envía y recibe docenas de mensajes de correo electrónico todos los días, es posible que no recuerde la fecha y el hilo del mensaje real del archivo adjunto cargado. En tales situaciones, tiene que buscar el archivo en su ordenador o pedir a uno de los destinatarios que le reenvíe el archivo adjunto.

¿Qué pasa si podemos utilizar una herramienta de escritorio para subir archivos adjuntos a nuestra cuenta de Gmail? ¿Qué pasa si podemos almacenar una copia en línea de todos los archivos adjuntos a un proveedor de alojamiento de archivos de forma gratuita? En este tutorial aprenderemos a archivar automáticamente todos los archivos adjuntos de correo electrónico a un proveedor de alojamiento de archivos gratuito (usando Drop.io )

Cargar archivos adjuntos a Gmail desde el escritorio

En primer lugar, deberá descargar el cliente de escritorio Affixa . Affixa te permite subir archivos adjuntos a tu correo electrónico utilizando Drop.io, un servicio de alojamiento de archivos muy popular, también puedes utilizar Affixa para añadir los archivos adjuntos a tu cliente de correo electrónico de escritorio, por ejemplo, Microsoft Outlook, Thunderbird, Zimbra, etc.

Una vez que hayas descargado Affixa, instálalo y ejecuta el programa. Haga clic en el botón «Añadir» para añadir su cuenta de correo electrónico de Gmail o Yahoo, como se muestra a continuación

Cómo subir archivos adjuntos a Gmail desde el escritorio y archivarlos en un servicio de alojamiento de archivos

En la configuración de la cuenta, puedes elegir «Google Apps» o «Gmail» en el menú desplegable «Nombre de usuario». Introduzca las credenciales de su cuenta y haga clic en «Probar»

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Affixa confirmará si el nombre de usuario y la contraseña son correctos y mostrará un mensaje como se muestra a continuación:

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Ahora pasa a la pestaña «options» y selecciona «Load Affixa on Startup» y «Load Affixa when I click an email address». Esto invocará automáticamente el programa cuando quiera añadir los archivos adjuntos y no tendrá que ejecutarlo manualmente.

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A continuación, vaya a la pestaña «Alojamiento de archivos» y seleccione las reglas para adjuntar archivos. Si desea utilizar siempre el servicio Drop.io para alojar sus archivos adjuntos, seleccione la casilla de verificación «Usar el servidor de archivos automáticamente» y vuelva a seleccionar la casilla «Usar siempre el alojamiento de archivos para mis archivos adjuntos»

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Ahora haga clic en «Preferencias» y elija una contraseña para el drop. Una Gota no es más que una ubicación en la que se cargará su archivo adjunto (ver ejemplo ).

Establecer una contraseña garantiza que sólo las personas seleccionadas puedan ver tu archivo adjunto y que no sea público. Puede enviar fácilmente la contraseña de su «Drop» creado a los destinatarios en el mensaje de correo electrónico.

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Desde el menú desplegable de vencimiento, seleccione el intervalo en el que desea que esté activo el menú desplegable. El intervalo de caducidad puede ajustarse de 1 día a 1 año. También puede elegir otras opciones que incluyen si otros usuarios pueden publicar un comentario en su archivo adjunto o si pueden agregar nuevos archivos al drop creado por usted.

La parte de configuración ha terminado, ahora para subir un archivo adjunto simplemente haga clic con el botón derecho del ratón en un archivo y elija Enviar a -> Enviar a -> Recibo de correo

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También puedes iniciar manualmente el programa Affixa y arrastrar y soltar para añadir mensajes de correo electrónico a la cesta Drop.io. Cuando se añadan todos los archivos, simplemente haz clic en el «Correo electrónico» y Affixa subirá esos archivos a Drop.io y los añadirá como archivos adjuntos a un nuevo mensaje de Gmail. El siguiente mensaje se muestra una vez que se han cargado todos los archivos:

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Ahora abre tu bandeja de entrada de Gmail desde el navegador, ve a la carpeta Borradores y verás un nuevo mensaje con el archivo adjunto a ese mensaje, como se muestra a continuación:

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Ahora envía el correo electrónico a quien quieras. Una vez enviado el correo electrónico, recibirá inmediatamente una notificación del servicio Drop.io, como se muestra a continuación:

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Los destinatarios pueden descargar el archivo adjunto con la contraseña de administrador o suscribirse a la fuente RSS del archivo adjunto. Esto es muy útil porque cuando quieres actualizar el hilo de mensajes en particular y añadir nuevos archivos adjuntos, no tienes que crear un nuevo mensaje de correo electrónico. Puede simplemente cargar los nuevos archivos en la página Drop.io y sus destinatarios suscritos recibirán una notificación en su bandeja de entrada. ¡Genial!

La versión gratuita de Affixa te permite utilizar una sola cuenta, puedes adquirir la versión comercial si quieres tener opciones avanzadas que soporten múltiples cuentas.

¿Utiliza algún servicio para archivar sus archivos adjuntos de correo electrónico? Por favor, comparta sus ideas en la sección de comentarios.

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