Microsoft Outlook es, con diferencia, el mejor cliente de correo electrónico para Windows. Le ayuda a administrar todos sus correos electrónicos, configurar listas de contactos, planificar reuniones, horarios y mucho más. También puede utilizar Microsoft Outlook para leer las fuentes de Google Reader .
También lo es Google Docs – una de las mejores aplicaciones de oficina online disponibles hasta la fecha. Google Docs te permite crear documentos, hojas de cálculo, presentaciones y dibujos y almacenarlos en tu cuenta de Google, para que puedas acceder a ellos desde cualquier ordenador.
Si te gusta utilizar los dos servicios anteriores, ¿por qué no utilizar Harmony , un sencillo complemento de Outlook para integrar los dos servicios y gestionar los documentos de Google Docs desde el escritorio?
Administración de documentos de Google Docs desde Microsoft Outlook
1. Descargar Aditivo de Armonía para Microsoft Outlook
2. Después de instalar la aplicación, inicie Microsoft Outlook y verá que se ha añadido una nueva barra lateral a la interfaz, como se muestra a continuación:
3. Introduce las credenciales de tu cuenta de Google y pulsa el botón «Acceder». La aplicación también funciona con las cuentas de Google Apps, junto con las cuentas de Gmail normales.
4. Una vez que haya iniciado sesión, verá la lista completa de documentos almacenados en su cuenta de Google en la barra lateral de Outlook.
Edición de los documentos de Google existentes desde Microsoft Outlook
1. Para editar un documento, haga clic en el botón «Acciones» y seleccione «Abrir» en las opciones del menú.
2. Esto abrirá tu cuenta de Google Docs en el «panel de navegación» de Microsoft Outlook. Accede de nuevo con las credenciales de tu cuenta de Google
3. Una vez que haya iniciado sesión, el documento seleccionado se cargará en el panel de navegación de Microsoft Outlook, como se muestra a continuación:
4. Ahora puedes editar el documento como lo haces normalmente dentro de Google Docs. Puedes añadir imágenes desde tu ordenador o desde una URL web, añadir textos, párrafos, crear hojas de cálculo y hacer todo lo que haces dentro de Google Docs mientras trabajas desde el navegador. Una vez que haya terminado de editar el documento, pulse «Guardar y cerrar» y los cambios se guardarán en el documento.
Uso compartido de un documento de Google Docs desde Outlook
Si comparte frecuentemente documentos con un grupo de personas, esta función sería de gran ayuda. Para compartir un documento, selecciónelo en la barra lateral de armonía de Microsoft Outlook y haga clic en «Acciones». De entre las opciones disponibles, seleccione «Compartir» como se muestra a continuación:
Se abrirá una ventana emergente. Introduzca la(s) dirección(es) de correo electrónico de las personas con las que desea compartir su documento de Google.
Como puedes ver, la ventana del complemento muestra sugerencias en directo de la dirección de correo electrónico de tu cuenta de Google y, por lo tanto, no será un problema si no recuerdas la dirección de correo electrónico exacta de tus colaboradores o amigos. Una vez que haya terminado de agregar colaboradores a su documento, puede elegir si la persona puede editar el documento o sólo puede verlo. Puede configurar esta función haciendo clic en las «Opciones de función» como se muestra a continuación:
Puede utilizar la opción de renombrar para renombrar el documento y la opción de estrella para marcar el documento como un elemento marcado con asterisco.
Creación de un nuevo documento de Google Docs desde Microsoft Outlook
La creación de un nuevo documento también es fácil, basta con hacer clic en el botón «Nuevo» y seleccionar el tipo de documento que desea crear.
Si desea cargar un documento de oficina existente, haga clic en el botón «Cargar» y vaya a la ubicación del documento en su ordenador. Una vez creado el documento, la aplicación abrirá el editor de documentos de Google en el panel de navegación de Microsoft Outlook y, a continuación, podrá añadir y editar texto como lo hace normalmente dentro de Google Docs.
Conclusión
El complemento Harmony para Microsoft Outlook es imprescindible para los trabajadores web que utilizan Outlook y que siempre necesitaban una forma de editar, compartir y crear documentos de Google Docs desde su cliente de correo electrónico. Tenga en cuenta que, a diferencia de los mensajes de correo electrónico, no puede crear ni editar un documento de Google Docs sin conexión a Internet, ya que necesitará una conexión a Internet activa para obtener los documentos en Microsoft Outlook. En general, la aplicación integra perfectamente los documentos de Google con Ms- Outlook y no hay defectos o inconvenientes que se encuentren como tales.
¿Utilizas alguna herramienta para acceder a los documentos de Google Docs desde el escritorio? ¿Utiliza algún otro plugin de Outlook para aumentar su productividad diaria? Por favor, comparta sus ideas y sugerencias en la sección de comentarios.
